Medical Canvas KVKK Aydınlatma Metni

Veri Sorumlusu – Veri İşleyen Ayrımı

Şirketimiz;

• Kendi çalışanları, çalışan adayları, ziyaretçileri, tedarikçileri, iş ortakları, müşterileri ve müşteri yetkililerine ait kişisel veriler bakımından veri sorumlusu sıfatıyla,
• Müşterilerine sunduğu ZUGA Medical Canvas platformu, e-Regülasyon, e-QMS, e-Export, kurumsal yapay zekâ asistanı, teknik doküman analizi, belge yönetimi, destek ve bakım hizmetleri kapsamında müşterilerine ait kişisel verilerin işlenmesinde veri işleyen sıfatıyla

faaliyet gösterebilmektedir.

Şirketimiz, veri işleyen sıfatıyla işlediği kişisel veriler bakımından, veri sorumlusu olan müşterinin talimatları ve taraflar arasında akdedilen sözleşmeler ile sınırlı olarak işlem yapmakta olup; kişisel veriler üzerinde bağımsız karar alma yetkisine sahip değildir ve bu verileri kendi adına veya başka bir amaçla kullanmamaktadır.

İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Şirketimiz tarafından işlenebilecek kişisel veri kategorileri aşağıdaki gibidir:

• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad ve gerekli hâllerde T.C. kimlik numarası
• İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi ve adres
• Müşteri İşlem Bilgileri: Sözleşmeler, talepler, şikâyetler, destek kayıtları ve hizmet kullanım bilgileri
• Finansal Bilgiler: Fatura, ödeme, banka ve muhasebe bilgileri
• Hukuki İşlem Bilgileri: Dava ve icra dosyaları ile resmî kurum yazışmaları
• Çalışan ve Kullanıcı Bilgileri: Görev, unvan, yetki, rol ve organizasyon bilgileri
• İşlem Güvenliği ve Teknik Veriler: IP adresi, kullanıcı logları, erişim ve yetkilendirme kayıtları, işlem ve oturum kayıtları, cihaz ve tarayıcı bilgileri
• Platform ve Doküman Verileri: ZUGA Medical Canvas platformuna yüklenen teknik dosyalar, kalite kayıtları, regülasyon belgeleri, analiz kayıtları, raporlar ve kullanıcı tarafından oluşturulan içerikler
• Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Platforma yüklenen belge veya kayıtların içeriğinde bulunması hâlinde sağlık bilgileri ve KVKK’nın 6. maddesi kapsamında değerlendirilen diğer özel nitelikli kişisel veriler

Özel nitelikli kişisel veriler, KVKK ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına uygun olarak; sınırlı erişim, rol bazlı yetkilendirme, şifreleme, loglama ve ilave idari tedbirler alınmak suretiyle işlenmektedir.

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz;

• ZUGA Medical Canvas platformu ile e-Regülasyon, e-QMS, e-Export ve kurumsal yapay zekâ asistanı hizmetlerinin sunulması
• Teknik dosya, regülasyon, kalite ve uygunluk değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi
• Kullanıcı hesaplarının oluşturulması, kimlik doğrulama ve yetkilendirme işlemlerinin gerçekleştirilmesi
• Belge yükleme, saklama, analiz, raporlama ve işlem geçmişi kayıtlarının yönetilmesi
• Bilgi güvenliğinin sağlanması, sistemlerin izlenmesi ve erişim kayıtlarının tutulması
• Teknik destek, bakım, güncelleme ve kullanıcı taleplerinin karşılanması
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
• Finans, muhasebe, faturalandırma ve raporlama faaliyetlerinin yerine getirilmesi
• Talep ve şikâyet süreçlerinin yönetilmesi
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına gerekli bilgilerin verilmesi

amaçlarıyla, KVKK’nın 4., 5. ve 6. maddelerine uygun olarak işlenmektedir.

Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz;

• ZUGA Medical Canvas platformu ve bağlı modüller
• Web sitesi ve dijital platformlar
• Elektronik iletişim kanalları
• Fiziki ofisler ve sözlü iletişim
• Sözleşmeler, formlar ve resmî belgeler
• Teknik destek ve kullanıcı talep kayıtları

aracılığıyla, otomatik veya otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.

Kişisel verilerin işlenmesinin hukuki sebepleri şunlardır:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifası
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Şirketimizin meşru menfaatleri
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• Gerekli hâllerde ilgili kişinin açık rızasının alınması

Açık rıza gerektiren durumlarda, ilgili kişilerin ayrıca ve açık şekilde rızası alınmadan kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilmez.

Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz;

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına
• Bankalar ve ödeme kuruluşlarına
• Hukuk, mali müşavirlik ve danışmanlık firmalarına
• İş ortaklarına ve tedarikçilere
• Sunucu, hosting, bulut bilişim, yedekleme, güvenlik ve teknik altyapı hizmeti sağlayıcılarına
• Platform hizmetlerinin yürütülmesi için hizmet alınan yetkili teknoloji sağlayıcılarına

KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak aktarılabilmektedir.

Yurt dışına kişisel veri aktarımı, KVKK’nın 9. maddesinde düzenlenen şartlar ile yeterlilik kararı, uygun güvenceler veya ilgili mevzuatta öngörülen diğer hukuki aktarım yöntemlerinden en az birinin sağlanması suretiyle gerçekleştirilmektedir.

Kişisel Verilerin Saklama Süresi

Kişisel verileriniz;

• İlgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca,
• İşleme amacının gerektirdiği süreyle sınırlı olarak

saklanmakta; bu sürelerin sona ermesi hâlinde kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hâle getirilmektedir.

Saklama ve imha süreçlerine ilişkin detaylar, Şirketimiz Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda belirlenmiştir.

İlgili Kişinin Hakları (KVKK m.11)

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca ilgili kişiler;

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK’ya uygun olarak silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Otomatik sistemler sonucu aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Zarara uğraması hâlinde tazminat talep etme

haklarına sahiptir.

Başvuru Yolları

KVKK kapsamındaki taleplerinizi;

• Yazılı olarak
• Noter aracılığıyla
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile
• KEP adresi veya kayıtlı elektronik posta adresi üzerinden

Şirketimize iletebilirsiniz. Başvurular, KVKK’da öngörülen süreler içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

Veri Sorumlusu

KVKK uyarınca kişisel verilerinizin işlenmesinden sorumlu veri sorumlusu:

Zugaps Yazılım Teknoloji Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Adres: Fener Mah. Atatürk Cad. No:28/2 İç Kapı No:2 Merkez / Rize

Telefon: 0 (554) 120 35 52

E-posta: info@zugaps.com.tr

Web sitesi: www.zugaps.com.tr